De hygiëne 

We zijn niet slechts administratieve uitvoerders. Het gaat niet alleen om het maken van arbeidscontracten en bijhouden van de personeelsgegevens in een systeem. Organisaties die zo tegen HR aankijken, die laten de HR Manager, Directeur of hoe je het ook wilt noemen rapporteren aan de CFO. Het gaat dan meer om de salarisadministratie het registreren van verlof en misschien nog het begeleiden van ziekte gevallen, maar met Strategisch Human Resources Management heeft het niets te maken.

En toch wordt er in veel organisaties nog op deze wijze tegen HR aangekeken. De HR manager of misschien wel directeur genoemd, zit niet aan tafel bij het C- level. Die krijgt dan veeleer de opdrachten en de informatie die al van te voren is uitgekauwd en daar moet diegene het dan maar mee doen. Ga dan maar eens zeggen, “nou jongens, ik denk dat we even terug moeten naar de teken tafel”. Dan sta je dus al 1-0 achter. Maar het is wel noodzakelijk om dan die plannen met een kritische blik te bekijken en toch je vingertje te heffen, bij die zaken die echt niet kunnen. Zoals bijvoorbeeld een reorganisatie uit denken en de OR niet hierbij betrekken. Of een nieuw ERP systeem willen implementeren zonder alle afdelingen en medewerkers van de organisatie hierbij te betrekken. Of een saleskantoor willen opzetten in het buitenland en dan een medewerker aannemen, zonder te checken of dit juridisch wel klopt. Of de arbeidsvoorwaarden wel marktconform zijn of deze in lijn zijn bij de rest van de organisatie. De medewerker voelt geen binding met de zittende organisatie, wat is het inwerk plan van die remote medewerker. Hoe wordt deze medewerker gefaciliteerd, Hoe gaat de rapportage lijn worden, wat is de specifieke opdracht van deze medewerker. Wat als we een tweede medewerker willen aannemen. Zijn er wellicht andere constructies te bedenken waardoor we minder bedrijfsrisico lopen. Krijgen we de lokale overheid achter ons aan als we niet compliant zijn , etc, etc,

En ja jongens, dat kunnen jullie allemaal overlaten aan jezelf en zelf erg slecht verzinnen, of je kan een dure externe consultant inroepen, of je kan iemand van de HR afdeling vooraf al betrekken en samen een plan maken, zodat je niet in 7 sloten te gelijk loopt.

Overigens dan moet je wel de juiste mensen aan boord hebben in je HR team, mensen die tevens niet bang zijn om hulp te vragen als ze zelf advies of meer kennis nodig hebben, zodat ze goede adviezen kunnen blijven geven. Dat vergt tijd en energie en als je dan jezelf bezig moet houden met contractjes maken en recruitment op een ouderwetse manier, medewerkers handjes moet vast houden in ziekteverzuim dossiers, dan hou je geen tijd over en blijf je dus die ouderwetse operationele personeelsadministratie. Pfff.

Zorg dus voor goede moderne systemen die dat werk uit handen nemen, zodat je HR team punt 1 niet te groot hoeft te zijn, efficiënt kan werken en zich daadwerkelijk als Business partner kan bezig houden met de strategie en ontwikkeling van jouw organisatie. Want we weten allemaal, zonder mensen is er helemaal geen organisatie. Dus is HR de belangrijkste afdeling binnen jouw organisatie. Wil je kunnen floreren, investeer dan in een goede HR organisatie en modern HR. We doen het samen.

Er is blijkbaar nog veel onduidelijkheid over wat er nou wel of niet in een personeelsdossier terecht moet komen, dus ik dacht, ik schrijf hier eens even een artikeltje over met alle zaken op een rijtje. 

Inzage

Even alle feiten op een rijtje. Het antwoord is kort: alles wat relevant is, komt erin. Alles wat niet  of niet meer relevant is komt er niet in of wordt na een tijdje verwijderd.

Hieronder een aantal links naar interessante pagina’s waar alles staat beschreven. Bijvoorbeeld het artikel van advocaten kantoor Driessen over het inzage recht van een medewerker .

De medewerker kan inzage ten allen tijde verzoeken en heeft hier dus recht op.  Het is dus zaak om alleen relevante gegevens in het dossier te bewaren. Aantekeningen waar ook namen van andere mensen in staan kunnen worden verwijderd uit het dossier omdat dit raakt aan de privacy van andere personen. 

https://www.driessen.nl/werkgevers/kenniscentrum/de-avg-en-inzagerecht-van-het-personeelsdossier-hoe-werkt-het

Rectificatie

Ook heeft iedere werknemer heeft het recht op rectificatie. Dit wil zeggen dat hij/zij een verzoek kan indienen bij de werkgever gegevens uit het personeelsdossier te wijzigen of te verwijderen. Hier dient men als werkgever in principe gehoor aan te geven, maar er zijn ook enkele uitzonderingen. Beoordelingsgegevens die voortvloeien uit beoordelingsgesprekken hoeven niet gewijzigd of verwijderd te worden. Enkel zaken die niet meer nodig zijn in een personeelsdossier mogen worden gewijzigd of verwijderd. Hieronder nog een link met een uitgebreid en helder artikel met betrekking tot dit onderwerp. Ik ben van menig dat je dit soort informatie ook met je medewerkers moet delen. Bijvoorbeeld op je intranet en in presentaties bij indiensttreding. De medewerker en de werkgever worden er dan aan herinnerd wat de rechten en de plichten zijn en dit zorgt ook voor een correcte administratie

https://www.mkbservicedesk.nl/administratie/personeelsadministratie/wat-staat-er-in-een-personeelsdossier

Bewaartermijnen

Omtrent de bewaartermijnen heerst ook vaak onduidelijkheid of ontbreekt simpelweg de kennis. CV’s moeten verwijderd worden na 4 weken na afronding van het sollicitatie proces. Tenzij je aan de sollicitanten vraagt of je ze langer in dossier mag houden voor volgende vacatures. Je moet hier expliciet toestemming voor krijgen van de sollicitant. Ook mag je geen cv’s in je mail of op je laptop bewaren.

Hier gaat het nog vaak mis. CV’s worden per mail naar elkaar overgestuurd door HR, zelfs door sommige recruitment bureaus en door de hiring manager en het eventuele teamlid die betrokken is bij de interviews. Een goed ATS voorkomt dit over mailen en (onverhoopt) onterecht opslaan van cv’s en andere materialen in de mail. Als je een ATS gebruikt, werkt iedereen in dezelfde file en blijven alle gegeven van de sollicitant bij elkaar. Deze gegevens kunnen dan automatisch worden verwijderd na sluiting van de sollicitatie procedure. Dit scheelt heel veel administratie en je krijgt geen problemen met de kandidaat of de autoriteit persoonsgegevens.

 Een cv gebruikt bij een sollicitatie van een in dienst getreden medewerker is bijvoorbeeld na indiensttreding mogelijk niet meer relevant. Zeker na een jaar niet meer omdat de medewerker allerlei nieuwe skills heeft opgedaan en bij jou in dienst is getreden.  zie bijgaand artikel over de bewaartermijnen.  https://www.ondernemenmetpersoneel.nl/administreren/privacywet-avg/bewaartermijnen-personeelsdossier-werknemersgegevens